Gli strumenti per comunicare al servizio di tutti i collaboratori

Aconnect è il portale intranet del Gruppo,accessibile ovunque da web. È il progetto strategico del Gruppo che porta alla conversione e integrazione di servizi e sistemi tradizionali in soluzioni web based in grado di fare evolvere il business di Autogrill e di cambiare radicalmente lo stile della comunicazione interna.
Aconnect è, uno strumento in continuo rinnovamento sviluppato da un team internazionale appartenente alle diverse realtà del Gruppo. Per la sua realizzazione è stata scelta una piattaforma open source che ha permesso, da un lato, di accedere ad applicazioni sviluppate da un ampio network di programmatori e, dall’altro,di sviluppare specifiche competenze all’interno dell’azienda. Questo approccio si è tradotto nella possibilità di avere uno strumento gestibile internamente in modo flessibile e atto a una comunicazione immediata e continua.

AconnectLa disponibilità di policy e organigrammi sempre aggiornati comunicazioni organizzative e news sul business lo rendono uno strumento di lavoro particolarmente efficiente. Inoltre Aconnect ha avuto un ruolo importante nel processo di coinvolgimento e integrazione dei settori di attività che operano nei diversi paesi e contesti lavorativi. La sua introduzione ha contribuito a ridurre enormemente la distanza tra i colleghi attivi nei due business, tra le funzioni, tra sede e rete, consentendo di condividere best practice, punti di vista e valori. Per la prima volta, oltre ai tradizionali organigrammi, sono stati presentati tutti i team corporate con le missioni dei dipartimenti e le fotografie dei componenti.

Per aiutare le persone a ottenere informazioni e aumentare la trasparenza del rapporto tra azienda e collaboratori, Aconnect offre una serie di servizi prima non facilmente accessibili, come, per esempio, la formazione online, le FAQ sull’amministrazione del personale, il cartellino e il cedolino online (per ora solamente in Italia e che ha permesso un notevole risparmio di carta), il job posting, un’area welfare continuamente aggiornata, solo per citarne alcune.

Il portale permette altresì di accogliere le nuove generazioni con soluzioni di lavoro moderne e più vicine in termini di ergonomia, modalità di interazione e processi a quanto offerto dalle soluzioni web con cui interagiamo nella vita di tutti i giorni. Sempre in quest’ottica quest’anno è stato adottato per tutta l’area Food & Beverage Europa un nuovo sistema di posta elettronica firmato Google che offre una serie di servizi di condivisione e collaborazione innovativi e utili, oltre a permettere l’accesso da qualunque device.

La diffusione di Aconnect ha ridotto progressivamente l’utilizzo di houseorgan tradizionali (come le newsletter cartacee), riducendo i consumi di carta e le emissioni legate alla loro distribuzione. Ha anche consentito, grazie alla creazione di una newsletter elettronica settimanale con la sintesi delle notizie rilevanti e dei contenuti caricati sul portale, di aggiornare tutti i dipendenti europei nello stesso momento. Ogni paese costruisce la propria newsletter online sulla base di un format comune che è un mix di notizie di Gruppo e di informazioni locali.

 

7 Paesi on-line: Italia, Spagna, Francia, Svizzera, Belgio, Olanda per il Food & Beverage, Regno Unito e Spagna per il Travel Retail

Oltre 15.824 collaboratori possono accedere

Oltre 250.000 file caricati e condivisi sul portale in due anni

Sezione di Gruppo “Afuture” dedicata ai temi della sostenibilità

Previsione di estensione nel 2013 agli altri Paesi del F&B Europa


Il Food & Beverage

Un esempio di rilievo in tema di comunicazione interna più snella ed efficiente, è costituito da Autogrill Spagna che ha istituito nei punti vendita la figura dell’Ambasciatore della Comunicazione Interna. Sono oltre 80 collaboratori sparsi in tutti i punti di vendita spagnoli con un’ottima predisposizione alla comunicazione e a loro agio nell’uso delle nuove tecnologie: un contributo che assicura la ricezione delle informazioni provenienti dalla sede, incoraggia la partecipazione di tutti i collaboratori, fornisce maggiori opportunità di sviluppo professionale e, infine, garantisce la bidirezionalità della comunicazione facilitando il dialogo tra il punto vendita e le direzioni di sede.
Sempre in Spagna, già da un anno è stata lanciata un’iniziativa che coinvolge in prima battuta i dipendenti della sede ed è destinata a estendersi a tutta la rete di vendita. Al fine di favorire un ambiente di lavoro stimolante e incrementare le prestazioni e l’impegno è stato istituito l’Imagination Desk, un team di volontari composto da persone provenienti da diversi dipartimenti: Marketing, Finanza e ITC, coordinato dalle Risorse Umane. Il team propone al comitato direttivo una serie di iniziative che, una volta approvate, dovranno essere dagli stessi implementate.
I temi su cui il team lavora sono:

  • la collaborazione volontaria dei dipendenti con Organizzazioni Non Governative (raccolta di cibo, acquisto di oggetti per i bambini affetti da AIDS, ecc.);
  • nuovo look per le aree break per i dipendenti;
  • festa dei compleanni del mese all’interno delle aree break;
  • ricerca di sconti per i dipendenti e famiglie.

Negli Stati Uniti, HMSHost offre una linea telefonica disponibile 24/7 ai suoi collaboratori per poter discutere di qualsiasi argomento fonte di preoccupazione, oltre alla intranet dove fornire commenti o segnalare problemi. All’interno della intranet HMSHost ha implementato una pagina alla quale i collaboratori possono accedere sempre,per tutti gli annunci e le notizie sulla società. Inoltre, molte direzioni della sede (compresi chi si occupa di Benefit, Internal Audit, Information Technology, l’area Legale, ecc.) hanno sviluppato delle newsletter relative alle loro attività, poi inviate via e-mail a tutti i collaboratori e pubblicate on-line.

Il Travel Retail & Duty-Free

Il lancio nel 2012 del nuovo brand per World Duty Free Group ha segnato un momento particolarmente importante. Il raggruppamento di tutte le attività Travel Retail sotto un unico marchio, nome e logo consente di dare un nuovo e maggiore spirito di coesione e collaborazione. La diffusione della nuova identity di World Duty Free Group è avvenuta anche tramite la distribuzione di materiale creato per l’occasione (immagine coordinata, template per i documenti, gadget vari come tazze, penne e quaderni, chiavette USB, ecc.). Il lancio dell’iniziativa, partito dalla sede, ha poi coinvolto tutta l’azienda per garantire che il messaggio arrivasse a tutti i livelli gettando le fondamenta di una nuova cultura e identità aziendale.
Nel 2012 il Dipartimento Comunicazione di World Duty Free Group ha iniziato a pubblicare “Link”, la prima rivista per i suoi collaboratori pubblicata su carta e online. Come dice il suo titolo, l’obiettivo del magazine, oltre informare i propri dipendenti, è creare un ponte e un’integrazione concreta e diretta tra le due realtà, una inglese e l’altra spagnola, ormai conviventi all’interno di World Duty Free Group.
La rivista è redatta nelle due lingue all’interno della stessa pubblicazione e questo risponde al primo importante obiettivo di comunicazione: portare l’intera azienda a una maggiore comprensione degli obiettivi di business comuni e forgiare una cultura aziendale condivisa.
“Link” riporta una vasta serie di informazioni relative al business e ai collaboratori, dal delineamento del profilo dei direttori e dei ruoli dei loro dipartimenti, ad articoli che raccontano delle diverse aree di attività in tutto il mondo. I suoi contributi sono prodotti da ogni parte della società, dai membri del Consiglio di Amministrazione fino ai collaboratori dei punti vendita.
In ogni numero c’è un ampio spazio dedicato alla sostenibilità per illustrare le attività di supporto alla comunità, i progetti di sostegno e donazioni, i programmi ambientali e i premi vinti.

 

Piattaforma comune per la gestione dei dati delle persone

Per identificare le aree di miglioramento e le azioni più opportune da intraprendere, è necessario disporre di informazioni anagrafiche e organizzative facilmente reperibili e analizzabili. Nel 2009 il Gruppo Autogrill ha avviato la costituzione di Global HR Platform (GHRP), una piattaforma comune a tutte le realtà aziendali per la gestione dei dati anagrafici dei collaboratori. Nel 2010 sono stati inseriti i dati dei collaboratori di Autogrill S.p.A., delle collegate Nuova Sidap e WDF, mentre dal 2011 sono entrati a farne parte Aldeasa Spagna e Autogrill Spagna. Nel 2012 i paesi presenti nel sistema sono: Italia, Spagna, Francia, Svizzera, Belgio, Olanda per il Food &

Beverage, Regno Unito e Spagna per il Travel Retail. Grazie alla definizione di una semantica comune, GHRP permette alle funzioni HR di ottenere rapidamente informazioni omogenee e comparabili sulle persone del Gruppo (es. genere, età, tipo di contratto, livelli di inquadramento, titoli di studio, ecc.) con livelli di accesso alle informazioni differenziati.

Il sistema GHRP permette di:

  • avere un ampio data base anagrafico condiviso su cui poter implementare processi di sviluppo come training online, internal job posting, people development, personal profile, etc.;
  • abilitare il controllo dell’accesso e la gestione dei profili sul portale Aconnect, la gestione di una comunicazione mirata a target specifici, servizi di messaging e knowledge management/exchange oltre a servizi utili al processo di integrazione come per esempio la People & Location Directory;
  • recuperare e censire informazioni qualitative sui collaboratori (es. competenze non censite attraverso i sistemi tradizionali), anche in modalità self-service;
  • ridurre le attività manuali e agevolare la tempestività di produzione e aggiornamento dei documenti relativi all’organizzazione.